Når du skal holde et arrangement - vigtige tilladelser, praktiske informationer og gode råd

Har du behov for kommunale lokaler eller arealer til dit arrangement som fx en gymnastiksal, idrætshal eller fodboldbane, skal du søge Kultur, Idræt og Fritid.

Læs mere om lån af kommunale lokaler og arealer

Hvis du skal afholde et arrangement, som virksomhed eller privatperson skal du blandt andet være opmærksom på:

• at du måske skal have styr på tilladelser til fx alkohol, lys og lyd
• at du måske skal have en byggetilladelse, hvis du fx skal opsætte et telt eller scene
• at du måske skal lave en situationsplan over arrangementet ift. brandmyndighederne.

Alt dette og meget mere kan du læse om i punkterne nedenfor. 

Vær venligst opmærksom på, at du som privat person ikke kan låne kommunale lokaler og anlæg. Er du i tvivl eller har spørgsmål, så kontakt os endelig. 

Hvad skal du have styr på?

Hvis jeres arrangement er for mere end 150 personer, skal du have en pladsfordelingsplan (læs mere i FAQ), som blandt andet omhandler, hvordan du opstiller fx borde og inventar. 

Du skal også være opmærksom på at du måske skal indhente tilladelser fx. hvis I har udskænkning af alkohol. 

Overnatning i fx. skoler, børnehaver og idrætshaller

Hvis jeres arrangement inkluderer overnatning, skal du sende en ansøgning om arrangementet til Frederiksborg, Brand og Redning.

Du skal i den forbindelse bl.a. sende en belægningsplan, som viser, hvorledes et lokale indrettes til midlertidig overnatning, så det til enhver tid er muligt at komme ud af lokalet. Derudover skal du vedlægge en fuldmagt/bookingbekræftelse på lån af lokalet.

Du skal sende din ansøgning til Frederiksborg, Brand og Redning senest 2 uger før første overnatning via dette link

Vejledning til pladsfordelingsplan (inventaropstilling i et lokale, hvor der er mere end 150 personer)

Hvad skal du have styr på?

Hvis jeres arrangement foregår på et udendørs areal, er der en række ting, som du skal være opmærksom på. 

• Er der forplejning eller udskænkning af alkohol?
• Indeholder jeres arrangement lys eller lyd, som kan være til gene for omkringliggende naboer?
• I skal formentlig have en skilteplan (læs mere i FAQ). Dette gælder fx, hvis I søger om tilladelse til et motionsløb. 

Tilladelse til motionsløb, events og øvrige udendørs arrangementer

I skal ansøge om tilladelse til udendørs arrangementer som fx motionsløb eller større events. Det gør man på borger.dk via boksen her: 

Her kan du søge om tilladelse til at afholde et udendørsarrangement på en kommunal plads eller park.Du skal også søge her, hvis I vil stå på Torvet i forbindelse med en politisk valgkamp eller dele foldere ud.

Ja:

• Husk at anmelde arrangementet med oplysning om områdets placering, indretning og brug (situationsplan/arrangementsplan) senest 4 uger før, området tages i brug.
• Når du anmelder et arrangement eller søger byggetilladelse eller indsender din meddelelse, skal du altid, som minimum, vedhæfte:
  • Fuldmagt fra ejer (Ejendomme, Trafik, Vej og Park eller begge)
  • Redegørelse for deltagerantal og for områdets afgrænsning (herunder om arrangementet er indendørs, udendørs eller begge dele)
  • Arrangementsplan/Pladsfordelingsplan og evt. belægningsplan.

Læs i Bilag 11 og 13 samt i vejledningerne til Bilag 11, (bilagene 11a, 11b og 11c) jf. Bygningsreglementet BR18 om, hvordan du laver de relevante plantegninger Nej: 

Læs de øvrige punkter for at finde ud af, om dit arrangement kræver byggetilladelse.

Ja:

• Midlertidige konstruktioner der opstilles mere end 6 uger, kræver altid byggetilladelse.

Nej:

• Læs de øvrige punkter for at finde ud af, om dit arrangement kræver byggetilladelse.

Ja:

Er konstruktionerne certificerede? 

• Hvis konstruktionerne er certificerede, kan du opstille dem uden byggetilladelse, dog maksimalt 6 uger og under forudsætning af, at gældende lovgivning i øvrigt er overholdt.

• Opstillinger af midlertidige konstruktioner, der varer mere end 6 uger, kræver altid byggetilladelse – også selvom der er tale om certificerede konstruktioner mv.

• Selv hvis dine konstruktioner er certificeret eller ikke kræver byggetilladelse, kan de stadig være omfattet af byggeloven og skal derfor efterleve reglerne i Bygningsreglementet BR18, kapitel 1, 2, 5 og 15.

• Hvis konstruktionerne bliver anvendt af mere end 150 personer kan du læse mere under punktet: ”Anvendes konstruktionerne til mere end 150 personer?”

Er dine konstruktioner ikke certificerede, så skal du altid søge om byggetilladelse.

Nej:

• Hvis du ikke skal opstille konstruktioner, så skal du kun søge byggetilladelse, hvis:

1. Dit arrangement er for mere end 150 personer. Se mere under: ”Er dit arrangement for mere end 150 personer”.
2. Når der er tale om overnatning og hvor der er belægning med mere end 50 personer i samme lokale.
3. Hvis lokaler anvendes til flere personer end lokalerne er brandmæssigt godkendt til. NB! Den tilladte personbelastning i lokaler reduceres markant, hvis lokalet skal møbleres eller rumme andet oplag.
4. Dit arrangement foregår på et sted, og hvor arrangementet er i strid med bestemmelserne i en: lokalplan/byplanvedtægt, bevaringsbestemmelser, naturbeskyttelse eller fredningsbestemmelser. 

Find ud af hvilke planer, dit arrangement kan være omfattet af.

Trin 1: Indhent fuldmagter, tilladelser og relevante dokumenter:

• Indhent fuldmagt fra ejendommens ejer. Hvis arrangementet afholdes på et offentligt areal, indhenter du en fuldmagt ved at søge arrangementstilladelse (via boksen nedenfor).
• Hvis du skal indhente øvrige tilladelser fra kommunen (f.eks. fra vejmyndigheden, kulturafdelingen og/eller kommunens ejendomsafdeling) skal tilladelserne vedhæftes til din ansøgning om byggetilladelse sammen med fuldmagt fra ejer af de bygninger/arealer der søges anvendt.

Søg arrangementstilladelse på offentligt areal

Når du søger byggetilladelse eller indsender din meddelelse om et midlertidigt campingområde/salgsområde til mere end 150 personer, skal du vedhæfte en situationsplan/arrangementsplan.

Situationsplan/arrangementsplan viser arealernes og konstruktionernes (fx telte, scener og hegn) placering i forhold til hinanden og øvrige bygninger på grunden.

Det er vigtigt, at du angiver præcise mål og at planen udføres i overensstemmelse med indholdet i følgende bilag til bestemmelserne i bygningsreglementet  BR18:

Bilag 11: Præ-accepterede løsninger for midlertidige transportable forsamlingstelte, camping- og salgsområder

Hvis du har salgsboder og lignende, skal planen over salgsområdet udføres efter BR18, kap. 5, bilag 11.

Bilag 11a: Vejledning om arrangementsplaner for midlertidige udendørsarrangementer

Du kan i bilag 13 orientere dig om, hvordan planer i forhold til brand skal udarbejdes

Bilag 13 - Udfærdigelse af planer i forhold til brand

Hvis dine konstruktioner er certificerede, skal du fremsende kopier af certifikaterne.

Hvis dine konstruktioner ikke er certificerede, skal du indsende redegørelse for de konstruktionsmæssige forhold, herunder konstruktionstegninger og beregninger, medmindre konstruktionerne lever op til kravene i BR18, kap. 1, § 6b - § 6e. Det gælder fx alle telte over 100 m², scener og tribuner med en højde på mere end 1 meter over terræn.

Læs alle kravene på bygningsreglementet.dk

Arrangementsplan
Overordnet tegning (situationsplan), der viser hvilke arealer + bygninger der anvendes ifm. arrangementet (og med indtegnede flugtveje og adgangsveje for redningsberedskabets køretøjer).

Pladsfordelingsplan
Plantegning, der i større skala viser indretningen af indendørs/udendørs arealer, herunder hvor der er møbler/telte/oplag (og med indtegnede flugtveje og adgangsveje for redningsberedskabets køretøjer).

Belægningsplan
Plantegning der viser hvilke arealer og lokaler der anvendes, og som oplyser om maks. antal personer i hvert lokale, herunder fordeling og antal sovende personer og deres placering ift. flugtveje og redningsåbninger.

Det er en rigtig god ide at starte i god tid.

Flere af tilladelserne skal søges nogle uger inden selve dit arrangementet. Så jo før du søger dets bedre. 

En pladsfordelingsplan er en plan, der viser inventaropstillingen i et lokale, hvor der er mere end 150 personer.

Planen skal sikre, at borde og stole mv. ikke opstilles, så de forhindrer at de personer, som opholder sig i lokalet, har mulighed for at komme hurtigt ud i tilfælde af brand.

En pladsfordelingsplan skal enten udfærdiges af en certificeret rådgiver eller godkendes af kommunen.

Eksisterende pladsfordelingsplaner, der tidligere er myndighedsgodkendte, eller som tidligere er udfærdiget af certificeret rådgiver, kan anvendes uden fornyet godkendelse, hvis der ikke ændres på opstillingen.

Udskænkning af alkohol (også kaldet lejlighedstilladelse) kræver i mange tilfælde tilladelse (bevilling) hos politiet.

Du kan læse mere om, hvordan du søger her.

Hvis dit arrangement medfører en færdselsmæssig regulering, skal du lave en skilteplan og vedhæfte den til din ansøgning. Skilteplanen skal vise, hvilke autoriserede skilte du ønsker at anvende og hvor de placeres.

En skilteplan kaldes også en trafikplan, en afspærringsplan, eller en afmærkningsplan. Når du laver din skilteplan, skal du være opmærksom på, at der findes forskellige sikkerhedsniveauer. Det er sikkerhedsniveauet, som afgør hvilken afspærring, du skal opstille.

Det er kommunen og/eller Vejdirektoratet, der skal give tilladelse, hvis du skal råde over et vejareal.

En skilteplan skal ligeledes redegøre for om der opsættes anden skiltning, hvor denne placeres og hvornår den fjernes igen

Du kan læse mere om skilteplaner og råden over vejarealer på Borger.dk her. 

Reglerne foreskriver, at en del arrangementer kræver en byggetilladelse – uanset om de foregår indendørs eller udendørs eller begge dele.

Det gælder fx, hvis der er tale om et større arrangement og/eller hvis der skal opstilles f.eks. telte, scener, tribuner eller andre konstruktioner.

Du kan læse mere om, hvornår der skal søges byggetilladelse, og hvordan du ansøger i punkt nummer 4.